Kopie van paspoort maken mag niet zomaar!

Al in 2014 heeft de Autoriteit Persoonsgegevens (het toenmalig College voor de Bescherming van Persoonsgegevens (CBP)) de richtlijnen gegeven voor identificatie in de private sector. Het is evident dat bedrijven en instellingen de identiteit van klanten en andere relaties willen kunnen vaststellen om fraude te voorkomen. Een kopie van het paspoort maken is hiervoor nog steeds heel gebruikelijk en veel bedrijven zijn onbekend met wat nu eigenlijk wel en niet mag met die kopie. De wetgever heeft hier regels voor opgesteld, met name bedoeld om het risico van identiteitsfraude te beperken. Hoe meer kopietjes er immers doelloos “rondslingeren”, hoe groter de kans dat criminelen er misbruik van kunnen maken.

Voorbeelden uit de richtlijnen:

Hotels – een kopie van iemands paspoort maken is daar niet noodzakelijk en zelfs niet toegestaan als daarop het BSN en de pasfoto zichtbaar is. Hotels hebben uitsluitend de verplichting om het type identiteitsdocument, de naam van de gast, diens beroep of betrekking, woonplaats en dag van aankomst en vertrek aan de politie te kunnen tonen. Een kopie van het paspoort maken is hiervoor niet nodig. Uitvoeren van een overeenkomst of contract is in deze evenmin een legitieme rechtsgrond. Het hotel mag u wel om legitimatie vragen, maar of ze dan weten waar ze op moet letten om zeker te zijn dat het document echt is?

Autoverhuur – hier ligt het wat genuanceerder omdat voor die activiteit binnen de Stichting Aanpak Voertuigcriminaliteit afspraken zijn gemaakt. De verhuurder mag hier zelf bepalen of hij een kopie paspoort noodzakelijk acht en of dat prevaleert boven het recht op privacy van de huurder of degene die een proefrit maakt. Bij het maken van een kopie moet dan wel altijd het BSN (burgerservicenummer) onzichtbaar worden gemaakt. Dat geldt ook voor de pasfoto tenzij de betrokkene daar uitdrukkelijk toestemming voor heeft gegeven. Als de auto eenmaal is teruggebracht en de eventuele betaling heeft plaatsgevonden, is er geen reden meer voor het bedrijf om de kopie te bewaren en zal hij deze terstond moeten vernietigen of aan de klant teruggeven.

Twijfelt u over het gebruik van kopieën paspoort in uw organisatie? Neem dan contact op.